Initiation à l'utilisation et au paramétrage d'un site Sharepoint


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Introduction

Ce tutoriel, destiné aux débutants et gestionnaire de contenu de sites, permet d'aborder des notions de bases concernant la compréhension globale d'un site SharePoint et tout ce qui se rapporte au paramétrage. Il permet d'avoir un aperçu des fonctionnalités et possibilités de SharePoint mais n'a pas la prétention de tout regrouper.

Nous découvrirons les sites SharePoint en 2 phases.

La première phase est composée d'une présentation et définition d'un site SharePoint, ses objectifs et intérêts, ses principales fonctionnalités (afin de découvrir l'étendue des possibilités de MOSS 2007) et son architecture technique (qui permet d'appréhender le fonctionnement général et les interactions possibles). De même, nous aborderons une présentation de l'environnement SharePoint, plus particulièrement une page type et tout ce qui se rapporte à la sécurité et gestion des droits utilisateurs.

Après avoir découvert l'environnement et quelques fonctionnalités, la seconde phase réfère à tout ce qui se rapporte à la gestion de sites, gestion de pages web, gestion de contenu comme les bibliothèques ou les listes.

Remarque : Les explications fournies sont réalisées sur Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007). Cependant, de nombreuses fonctionnalités se retrouvent dans Windows SharePoint Services (WSS) qui est un add-on gratuit de Windows Server 2003.

I. SharePoint, pour qui? Pourquoi?

I-A. Définition

Un site SharePoint est par définition un point de partage, utilisant tous les avantages du web, car c'est un site web qui permet de partager des informations en générales, des documents, des plannings, etc. Il permet d'un point de vue plus global d'améliorer la communication au sein d'un système d'information et de faciliter tous les échanges. Un site SharePoint, d'un point de vue utilisateur ou gestionnaire de contenu, est facile d'utilisation, fournie une interface agréable sans aucun développement, un contenu dynamique et responsabilise les utilisateurs. En effet, en fonction des droits, l'utilisateur peut lui même apporter une information et participer à la vie du site.

Remarque : Cette définition n'est pas tout droit sortie d'un dictionnaire mais de mes impressions, par conséquent elle n'est pas à prendre au pied de la lettre et reste à enrichir par votre propre expérience.

I-B. Objectifs et intérêts principaux d'un site SharePoint

Les outils SharePoint permettent à n'importe quelle personne (avec un site existant ou bien le matériel et logiciels nécessaires) de construire un site web sans aucun développement. De nombreuses fonctionnalités répondant à la plupart des besoins en entreprise sont existantes, tout ce qui se rapporte à la gestion du site, du contenu, de l'interface, etc. est paramétrable. L'intérêt est donc d'utiliser au maximum ces fonctionnalités qui couvrent énormément de besoin. Parfois celles-ci ne sont pas suffisantes. Dans ce cas un développement spécifique est nécessaire mais dépasse largement le niveau de ce tutoriel.

Avec un site SharePoint, il est possible d'accéder à une information à travers une simple URL et un navigateur web, d'avoir des informations vivantes, qui évoluent, un temps de réaction moins important au niveau du transfert de l'information, etc. En plus d'offrir un accès facilité à l'information, SharePoint est un véritable outil de travail, qui s'associe à la suite Office et tous ces avantages : feuilles de calculs en ligne, reporting, planning et tâches, etc.

En résumé, ce type de site simplifie le travail, la prise de décision, permet la collaboration et s'adapte à tous les métiers et presque tous les besoins.

II. Principales fonctionnalités

Ceci est une présentation exhaustive des possibilités de SharePoint mais permet de se faciliter la vie quant aux questions préliminaires sur la faisabilité.

Fonctionnalités Détail
Création de site(s), création de page(s) SharePoint permet de créer ses propres sites, ou pages très aisément, en précisant un nom, en choisissant un modèle de site ou de page, etc. Des modèles permettent de pré-remplir les pages ou de proposer des composants qui faciliteront l'obtention du résultat escompté. Un site peut être enregistré en tant que nouveau modèle de sites.
Gestion des utilisateurs, groupe d'utilisateurs Gestion des profils utilisateurs, groupes , gestion des droits par domaines NT, groupes ou utilisateurs. Ce type de gestion des droit permets de gérer la visibilité pour un/des utilisateurs au niveau : sites, onglets, listes, bibliothèques, répertoire, documents. Par défaut, les droits sur un site enfant sont les mêmes que sur son parent. Ceci est modifiable.
Moteur de recherche SharePoint permet de mettre en place un moteur de recherche très puissant. Il permet de rechercher dans le contenu des documents stockés dans SharePoint, dans les métadonnées associées aux documents ou des profils utilisateurs. Sa gestion s'effectue dans la centrale d'administration. Les résultats sont aussi filtrés en fonction des droits utilisateurs, tous les sites peuvent ne pas être dans la liste de recherche, etc.
Statistiques d'utilisation du site Permet d'obtenir des statistiques concernant les visites du site SharePoint, le nombre de visites par jours, les mots les plus recherchés, les sites les plus utilisés, etc.
Gestion documentaire Avec résultats filtrés fonction des droits de l'utilisateur, préférences des résultats affichés paramétrables, abonnement flux RSS possible : notification par email, gestion des versions, gestion des validations, gestion de l'accès concurrent à un document, etc.
Gestion des tâches et calendrier équipe Composant de type calendrier Outlook, synchronisation avec Outlook.
Gestion planning Gantt project
Excel services SharePoint permet de retrouver toutes les fonctionnalités d'Excel directement dans le site. Les import/export Excel-site et site-Excel sont possibles.
Collecte d'informations Avis des utilisateurs, sondages, enquêtes, aperçu graphique des résultats.
Reporting Avec l'intégration d'Excel et reporting services (SSRS) d'SQL Server.
Intégration de template (modèle) documentaire Grace à l'intégration d'InfoPath.

III. Architecture SharePoint

III-A. Architecture technique

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Remarque : Afin d'accéder à un site SharePoint, l'utilisateur a besoin d'un navigateur web ainsi que de Microsoft Office pour profiter de toutes les fonctionnalités que propose MOSS 2007. Concernant le serveur, il nous faut un Windows 2003 server pour le système d'exploitation avec IIS 6 ou plus et ASP.net 2.0 activé dans les extensions de IIS. Il nous faut aussi installer le Framework DotNet 3.0, un Microsoft SQL Server 2005 et Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007).

III-B. Contenu et structure d'un site

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Comme nous pouvons le voir, voici un exemple de collection de sites avec site racine, et plusieurs sous sites possibles.


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