Initiation à l'utilisation et au paramétrage d'un site Sharepoint

Fleur-Anne BLAIN

Ce tutoriel a pour but de vous initier à la conception et gestion d'un site SharePoint à travers son paramétrage et son utilisation. Ce tutoriel s'adresse aux débutants, gestionnaires de sites ou plus particulièrement de publication de contenu.

- Titre : Initiation à l'utilisation et au paramétrage d'un site Sharepoint

- Auteur : Fleur-Anne BLAIN

- Parution : 1 février 2009

- Mise à jour : 5 mai 2009

- Licence : Copyright ® 2011 Fleur-Anne BLAIN. Aucune reproduction, même partielle, ne peut être faite de ce site et de l'ensemble de son contenu : textes, documents, images, etc. sans l'autorisation expresse de l'auteur. Sinon vous encourez selon la loi jusqu'à trois ans de prison et jusqu'à 300 000 € de dommages et intérêts.

Sommaire

- Introduction

- I. SharePoint, pour qui? Pourquoi?

- I-A. Définition

- I-B. Objectifs et intérêts principaux d'un site SharePoint

- II. Principales fonctionnalités

- III. Architecture SharePoint

- III-A. Architecture technique

- III-B. Contenu et structure d'un site

- IV. L'environnement SharePoint : une page type

- V. La sécurité : gestion des autorisations, groupes et utilisateurs

- V-A. Gérer les niveaux d'autorisations

- V-A-1. Définition et description des niveaux d'autorisations

- V-A-2. Gestion des niveaux d'autorisations : création, modification, suppression

- V-B. Gestion des groupes : création, modification, suppression

- V-C. Gestion des utilisateurs : création, modification, suppression

- V-D. La connexion anonyme

- V-D-1. Activer l'accès anonyme sur un site

- V-D-2. Activer l'accès anonyme sur une bibliothèque ou une liste

- VI. Gestion de sites et collection de sites

- VI-A. Qu'est-ce qu'un site et une collection de site ?

- VI-B. Les modèles de sites existants

- VI-C. Création et paramétrage d'un site

- VI-C-1. Création d'un site

- VI-C-2. Paramétrage d'un site et suppression

- VI-C-2-a. Rubrique Utilisateurs et autorisations

- VI-C-2-b. Rubrique Aspect

- VI-C-2-c. Rubrique Galeries

- VI-C-2-d. Rubrique Administration du site

- VI-C-2-e. Rubrique administration de la collection de site

- VII. Gestion des pages

- VII-A. Création, modification et suppression de page de base ou de composants

- VII-B. Gestion de contenu dans une page : les WebParts

- VIII. Gestion des bibliothèques, listes et affichage

- VIII-A. Les bibliothèques

- VIII-B. Les listes

- VIII-C. Gestion des vues

- Conclusion

- Liens utiles

- Remerciements

Introduction

Ce tutoriel, destiné aux débutants et gestionnaire de contenu de sites, permet d'aborder des notions de bases concernant la compréhension globale d'un site SharePoint et tout ce qui se rapporte au paramétrage. Il permet d'avoir un aperçu des fonctionnalités et possibilités de SharePoint mais n'a pas la prétention de tout regrouper.

Nous découvrirons les sites SharePoint en 2 phases.

La première phase est composée d'une présentation et définition d'un site SharePoint, ses objectifs et intérêts, ses principales fonctionnalités (afin de découvrir l'étendue des possibilités de MOSS 2007) et son architecture technique (qui permet d'appréhender le fonctionnement général et les interactions possibles). De même, nous aborderons une présentation de l'environnement SharePoint, plus particulièrement une page type et tout ce qui se rapporte à la sécurité et gestion des droits utilisateurs.

Après avoir découvert l'environnement et quelques fonctionnalités, la seconde phase réfère à tout ce qui se rapporte à la gestion de sites, gestion de pages web, gestion de contenu comme les bibliothèques ou les listes.

Remarque : Les explications fournies sont réalisées sur Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007). Cependant, de nombreuses fonctionnalités se retrouvent dans Windows SharePoint Services (WSS) qui est un add-on gratuit de Windows Server 2003.

I - SharePoint, pour qui? Pourquoi?

I-A - Définition

Un site SharePoint est par définition un point de partage, utilisant tous les avantages du web, car c'est un site web qui permet de partager des informations en générales, des documents, des plannings, etc. Il permet d'un point de vue plus global d'améliorer la communication au sein d'un système d'information et de faciliter tous les échanges. Un site SharePoint, d'un point de vue utilisateur ou gestionnaire de contenu, est facile d'utilisation, fournie une interface agréable sans aucun développement, un contenu dynamique et responsabilise les utilisateurs. En effet, en fonction des droits, l'utilisateur peut lui même apporter une information et participer à la vie du site.

Remarque : Cette définition n'est pas tout droit sortie d'un dictionnaire mais de mes impressions, par conséquent elle n'est pas à prendre au pied de la lettre et reste à enrichir par votre propre expérience.

I-B - Objectifs et intérêts principaux d'un site SharePoint

Les outils SharePoint permettent à n'importe quelle personne (avec un site existant ou bien le matériel et logiciels nécessaires) de construire un site web sans aucun développement. De nombreuses fonctionnalités répondant à la plupart des besoins en entreprise sont existantes, tout ce qui se rapporte à la gestion du site, du contenu, de l'interface, etc. est paramétrable. L'intérêt est donc d'utiliser au maximum ces fonctionnalités qui couvrent énormément de besoin. Parfois celles-ci ne sont pas suffisantes. Dans ce cas un développement spécifique est nécessaire mais dépasse largement le niveau de ce tutoriel.

Avec un site SharePoint, il est possible d'accéder à une information à travers une simple URL et un navigateur web, d'avoir des informations vivantes, qui évoluent, un temps de réaction moins important au niveau du transfert de l'information, etc. En plus d'offrir un accès facilité à l'information, SharePoint est un véritable outil de travail, qui s'associe à la suite Office et tous ces avantages : feuilles de calculs en ligne, reporting, planning et tâches, etc.

En résumé, ce type de site simplifie le travail, la prise de décision, permet la collaboration et s'adapte à tous les métiers et presque tous les besoins.

II - Principales fonctionnalités

Ceci est une présentation exhaustive des possibilités de SharePoint mais permet de se faciliter la vie quant aux questions préliminaires sur la faisabilité.

Fonctionnalités

Détail

Création de site(s), création de page(s)

SharePoint permet de créer ses propres sites, ou pages très aisément, en précisant un nom, en choisissant un modèle de site ou de page, etc. Des modèles permettent de pré-remplir les pages ou de proposer des composants qui faciliteront l'obtention du résultat escompté. Un site peut être enregistré en tant que nouveau modèle de sites.

Gestion des utilisateurs, groupe d'utilisateurs

Gestion des profils utilisateurs, groupes , gestion des droits par domaines NT, groupes ou utilisateurs. Ce type de gestion des droit permets de gérer la visibilité pour un/des utilisateurs au niveau : sites, onglets, listes, bibliothèques, répertoire, documents. Par défaut, les droits sur un site enfant sont les mêmes que sur son parent. Ceci est modifiable.

Moteur de recherche

SharePoint permet de mettre en place un moteur de recherche très puissant. Il permet de rechercher dans le contenu des documents stockés dans SharePoint, dans les métadonnées associées aux documents ou des profils utilisateurs. Sa gestion s'effectue dans la centrale d'administration. Les résultats sont aussi filtrés en fonction des droits utilisateurs, tous les sites peuvent ne pas être dans la liste de recherche, etc.

Statistiques d'utilisation du site

Permet d'obtenir des statistiques concernant les visites du site SharePoint, le nombre de visites par jours, les mots les plus recherchés, les sites les plus utilisés, etc.

Gestion documentaire

Avec résultats filtrés fonction des droits de l'utilisateur, préférences des résultats affichés paramétrables, abonnement flux RSS possible : notification par email, gestion des versions, gestion des validations, gestion de l'accès concurrent à un document, etc.

Gestion des tâches et calendrier équipe

Composant de type calendrier Outlook, synchronisation avec Outlook.

Gestion planning

Gantt project

Excel services

SharePoint permet de retrouver toutes les fonctionnalités d'Excel directement dans le site. Les import/export Excel-site et site-Excel sont possibles.

Collecte d'informations

Avis des utilisateurs, sondages, enquêtes, aperçu graphique des résultats.

Reporting

Avec l'intégration d'Excel et reporting services (SSRS) d'SQL Server.

Intégration de template (modèle) documentaire

Grace à l'intégration d'InfoPath.

III - Architecture SharePoint

III-A - Architecture technique

Remarque : Afin d'accéder à un site SharePoint, l'utilisateur a besoin d'un navigateur web ainsi que de Microsoft Office pour profiter de toutes les fonctionnalités que propose MOSS 2007. Concernant le serveur, il nous faut un Windows 2003 server pour le système d'exploitation avec IIS 6 ou plus et ASP.net 2.0 activé dans les extensions de IIS. Il nous faut aussi installer le Framework DotNet 3.0, un Microsoft SQL Server 2005 et Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007).

III-B - Contenu et structure d'un site

Comme nous pouvons le voir, voici un exemple de collection de sites avec site racine, et plusieurs sous sites possibles.

IV - L'environnement SharePoint : une page type

Nous allons découvrir l'environnement d'une page type et les premières possibilités offertes grâce aux diverses actions du menu (lorsque l'on dispose déjà d'un site crée). Une page se divise en trois parties principales :

1. Le menu à gauche : qui permet d'accéder à tout le contenu du site.

2. La page au centre : le corps de la page elle-même.

3. Le menu action du site permet d'atteindre 3 menus : créer, modifier la page et paramètres du site.

- Le menu Actions du site est visible lorsque l'utilisateur connecté et donc authentifié, et a suffisamment de droits pour le visualiser. Il permet de créer des pages, bibliothèque ou liste. Il permet de modifier la page à savoir ajouter, retirer ou modifier des composants WebPart (dans ce cas le site précise que nous sommes en mode édition). Enfin, paramètres du site, permet de gérer tout ce qui se rapporte aux paramètres du site (comme mettre le thème du site en rose :p) :

Concernant le menu créer :

Nous pouvons voir que la création consiste en 4 parties : bibliothèques, communications, suivi, listes personnalisées et page web.

Concernant le menu modifier la page :

Lorsque l'on souhaite modifier la page courante, nous passons en mode édition. Nous pouvons voir les différents espaces d'ajout de webpart.

- Le menu Afficher tout le contenu du site permet de visualiser la structure du site. Il permet de travailler sur un élément du site comme une liste, créer une bibliothèque, un forum de discussion, une enquête, une page, un sous-site. Pour les créations modification, soit nous passons par ce menu, soit toujours par le menu Actions du site.

Ce menu permet de visualiser la structure du site courant. Dans notre cas, nous pouvons constater que le site ne contient rien car il a été crée spécifiquement pour ce tutoriel, nous le modifierons au fur et à mesure.

V - La sécurité : gestion des autorisations, groupes et utilisateurs

La gestion des utilisateurs et autorisation peut se faire soit directement en cliquant dans le menu de navigation>Personnes et groupes, soit en passant par Actions du site>Paramètres du site>Personnes et groupes. A noter que la gestion des groupes et utilisateurs est possible uniquement pour les membres ayant un contrôle total.

Voici la vue administrateur des personnes et groupes. A noter que le menu de navigation s'est modifié pour afficher le détail des groupes existants. De même, une barre d'action s'est ajoutée et permet la création, d'effectuer une action ou encore de gérer les paramètres de l'élément en cours.

Les autorisations se gèrent au niveau des permissions avancées de ce même menu.

V-A - Gérer les niveaux d'autorisations

Nous allons débuter cette partie par la notion de niveau d'autorisation car par la suite ces niveaux d'autorisation sont applicables à des groupes d'utilisateurs, des utilisateurs seuls, des bibliothèques et listes, des dossiers et des documents.

V-A-1 - Définition et description des niveaux d'autorisations

Un niveau d'autorisation correspond à un ensemble d'autorisations qu'il est possible d'attribuer à des utilisateurs et/ou groupes d'utilisateurs ou plus en détail à un site, une liste ou bibliothèque, un dossier et même un document, fonction des stratégies de sécurité souhaitées. Par défaut, il existe 5 types de niveaux d'autorisations. Ceux-ci sont accessibles via les paramètres du site, soit Actions du site>Paramètres du site>Permissions avancées puis Paramètres> Niveaux d'autorisations. Nous accédons alors à cet écran listant les niveaux d'autorisations existants (notons qu'il y en a qui sont grisés) :

- Le contrôle total : Ce niveau d'autorisation n'est pas modifiable ni supprimable. Celui-ci est accordé par défaut au propriétaire du site.

- Droit de création : Ce niveau d'autorisation permet d'effectuer tout ce qui se rapporte à la création de bibliothèque ou liste et de modifier des pages.

- Droit de collaboration : Ce niveau d'autorisation permet de contribuer au site à travers de la création, modification et suppression d'élément de bibliothèque ou liste (dossier ou document) ou encore de créer des pages web. Par défaut, cette autorisation est affectée à un groupe appelé Contributeurs+nom du site.

- Droit de lecture : Ce niveau d'autorisation permet uniquement d'accorder un droit de lecture sur le site. Par défaut, ce niveau d'autorisation est associé au groupe appelé Lecteurs+nom du site.

- Accès limité : Ce niveau d'autorisation accès limité est un niveau non supprimable ni modifiable. Ce niveau d'autorisation est fait lorsque l'on veut ne donner accès qu'à un document précis, une bibliothèque précise. Attention, si ce niveau est appliqué à un groupe ou un utilisateur, il faut aussi donner les accès à ce même groupe ou utilisateur à la bibliothèque contenant le document en question. Avoir les autorisations à une information sans avoir les autorisations de son contenant ne permet pas d'y accéder.

Si un sous-site hérite des autorisations de son parent, la gestion des autorisations du sous-site n'est pas possible. Soit il faut passer par le site parent et modifier les autorisations (ce qui est risqué pour tous les autres sites enfants au niveau de la stratégie de sécurité choisie), soit rompre l'héritage des autorisations du site enfant.

V-A-2 - Gestion des niveaux d'autorisations : création, modification, suppression

Pour créer un niveau d'autorisation, il nous suffit de reprendre le chemin précédemment décrit par les captures d'écran à savoir : Actions du site>Paramètres>Autorisations avancées. Ensuite, nous faisons Paramètres>Niveaux d'autorisations. Et à ce niveau la, nous pouvons faire Ajouter un niveau d'autorisation.

Pour ajouter un niveau de permissions 2 catégories de renseignements sont demandés :

- Nom et description

- Permissions

Concernant le nom et la description rien de plus simple il suffit de renseigner. Dans notre cas, nous allons créer un niveau d'autorisation groupe test que nous affecterons par la suite.

Concernant les permissions, elles se divisent elles-mêmes en 3 catégories :

- Autorisations de liste

- Autorisations de site

- Autorisations personnelles

Il nous suffit de combiner les autorisations souhaitées pour ces 3 catégories. Ci-dessous, un aperçu des autorisations :

Nous validons les autorisations choisies et notre nouveau niveau d'autorisation est crée.

Remarque : Certaines autorisations dépendent d'autres. SharePoint les coche automatiquement lorsqu'une autorisation a une dépendance avec une ou plusieurs autres. Par contre, si l'on décide de revenir en arrière, SharePoint ne décoche pas les dépendances (bien faire attention s'il faut les supprimer pour revenir en arrière). Ou bien il nous faut faire annuler.

Pour modifier un niveau d'autorisation, il suffit de rester dans la fenêtre précédente et de sélectionner le niveau à modifier.

Enfin, pour supprimer un niveau d'autorisation, il nous faut toujours rester sur cette même fenêtre où nous pouvons visualiser les différents niveaux d'autorisation possibles, en sélectionner un et cliquer sur supprimer les niveaux d'autorisation sélectionnés.

V-B - Gestion des groupes : création, modification, suppression

Après avoir sélectionné Personnes et groupes, nous obtenons ce type d'affichage.

Nous pouvons constater que notre menu s'est modifié. Nous pouvons voir les groupes existants, qui se créer par défaut : membres, visiteurs et propriétaires. De même, un nouveau menu apparaît. Ce menu va nous permettre d'accéder à la création, modification, propriétés, etc.

Commençons par créer un nouveau groupe. Pour cela, il nous faut faire nouveau>nouveau groupe.

Un groupe se caractérise par un nom et une description (facultatif), un propriétaire, des paramètres, des autorisations concernant les demandes d'accès et enfin des permissions. Il existe plusieurs types d'autorisations :

- Contrôle total

- Conception : permet aux membres de créer des listes, bibliothèques et modifier des pages du site

- Collaboration : permet aux membres de créer, modifier le contenu de listes et bibliothèques du site

- Lecture seule

Nous validons la création de notre nouveau groupe (groupe test). Nous pouvons constater que le groupe a bien été crée car celui-ci apparaît alors dans le menu de navigation :

Pour modifier un groupe, il suffit de se rendre sur Personnes et groupes>Groupe test dans notre cas, puis faire Paramètres>Paramètres du groupe. Nous retombons alors sur la même fenêtre qu'à la création d'un groupe où il suffit de valider ou d'annuler toutes modifications.

Pour affecter un niveau d'autorisation spécifique (par exemple celui que nous avons crée précédemment) à notre groupe test, il suffit d'éditer les permissions du groupe choisi (Permissions de site > Groupe test). Puis, il nous est possible de choisir le niveau d'autorisation que nous avions crée précédemment :

V-C - Gestion des utilisateurs : création, modification, suppression

Pour ajouter un utilisateur, nous devons faire New>Ajouter un utilisateur que ce soit au niveau du site ou d'un groupe sélectionné :

Ci-dessous, voici les informations à renseigner lors de l'enregistrement d'un utilisateur dans un groupe :

Nous pouvons constater qu'il faut renseigner la personne à ajouter bien entendu mais qu'il est possible soit de l'inclure dans le groupe avec les droits du groupe, soit de lui donner des droits spécifiques. Comme nous pouvons le constater, l'utilisateur crée est bien dans le groupe test que nous avions crée spécifiquement.

Pour supprimer un utilisateur, il suffit de le sélectionner (cocher la case) et de faire Actions>Supprimer un utilisateur d'un groupe comme suit :

Remarque : Un site enfant dispose par défaut des mêmes droits que le site parent. Si les autorisations doivent être différentes, bien faire attention à préciser Utiliser des autorisations uniques.

V-D - La connexion anonyme

La connexion anonyme est un paramètre à utiliser avec précaution et nous allons expliquer tout simplement pourquoi ci-dessous.

Tout d'abord, activer la connexion anonyme, cela veut dire que les utilisateurs anonymes et ceux ne disposant pas normalement de droits d'accès sur le site web peuvent tout simplement parcourir tout le site. Parcourir tout le site signifie pouvoir lire les listes, les bibliothèques, tous documents sur le site, etc. (si ceux-ci héritent des autorisations du site). Lorsque l'accès anonyme est activé (par l'administrateur du serveur), le propriétaire du site peut alors :

- Activer l'accès anonyme à tout un site

- Activer l'accès anonyme qu'a des listes et bibliothèques du site

- Refuser tout accès

Voyons les droits accordés aux utilisateurs anonymes ainsi que ceux non autorisés.

- Possibilités et droits en accès anonyme

Un utilisateur en connexion anonyme peut parcourir tout le site, lire des bibliothèques, des listes, répertoire lorsque ces mêmes éléments héritent des droits du site, en particulier lorsqu'il a été précisé que l'affichage des éléments est accordé aux utilisateurs anonymes.

- Impossibilités en accès anonyme

Un utilisateur en connexion anonyme ne peut pas par défaut modifier le contenu du site, d'une liste, bibliothèque ou autre disposant des mêmes autorisations que le site.

Remarque : Il est bien évident qu'activer l'accès anonyme et donnant un contrôle total ne permettra pas d'historiser, ni de retracer les propriétaires de chaque action effectuée sur le site. De plus, un utilisateur anonyme disposant de tous les droits peut lui même accorder un accès anonyme à un site, modifier les droits, etc. sans que la personne soit identifiée. Pour les sites plus sécurisés, il est déconseillé d'activer ce type de connexion.

V-D-1 - Activer l'accès anonyme sur un site

Comme précisé précédemment, si l'administrateur n'a pas préalablement activé cette fonctionnalité au niveau de l'application web, l'option d'accès anonyme n'apparaît pas dans les paramètres.

Pour activer la connexion anonyme au niveau d'un site, il suffit de nous rendre à Actions du site> Paramètres du site. Puis, au niveau des utilisateurs et permissions, nous cliquons sur permissions avancées. Enfin, au niveau des paramètres, nous pouvons voir l'option accès anonyme (si l'administrateur l'a effectivement activé), comme suit :

Ensuite, nous arrivons sur une fenêtre importante dans laquelle nous devons définir les droits que nous souhaitons accorder :

Il est possible de donner les droits en anonyme à tout un site, uniquement aux listes et bibliothèques ou enfin aucun droit.

V-D-2 - Activer l'accès anonyme sur une bibliothèque ou une liste

Pour activer l'accès anonyme à une liste ou une bibliothèque, il faut bien évidement que l'accès anonyme soit préalablement activé au niveau du site. Nous pouvons noter aussi qu'il faut que nos éléments de site aient des droits spécifiques et non hérités du site car sinon pas d'accès anonyme possible. Nous disposons d'une bibliothèque de document sur laquelle nous allons activer (et uniquement celle-ci) les droits anonymes. En effet, pour activer les droits anonymes, il faut dans un premier temps sélectionner la liste ou bibliothèque voulues.

Nous sélectionnons donc bibliothèque-anonyme et nous allons dans ses paramètres via Paramètres>Paramètres-Bibliothèque comme suit :

Ensuite, il nous faut aller dans la colonne Autorisations et management de notre bibliothèque afin de cliquer sur Permissions de cette bibliothèque :

Dans notre cas, le menu paramètre de la page permissions de notre bibliothèque n'est pas disponible. En effet, celle-ci héritait des permissions du site qui la contient. Pour faire apparaître notre menu paramètres, il nous suffit de faire (au niveau de la page autorisations) Actions>Modifier les autorisations. Suite à cela, le menu paramètre apparaît. C'est dans ce menu paramètre que nous pouvons choisir d'activer la connexion anonyme à cette bibliothèque comme suit :

Ensuite, nous spécifions les droits accordés aux utilisateurs anonymes sur cette bibliothèque et nous validons :

Plus en détail :

Remarque : Pour les bibliothèques, seule l'option d'autorisation en lecture est disponible comme dans notre exemple.

VI - Gestion de sites et collection de sites

VI-A - Qu'est-ce qu'un site et une collection de site ?

Un site SharePoint est un site web classique, comme nous avons l'habitude de les connaître, qui regroupe un ensemble de pages ainsi qu'une page d'accueil ou d'index. Un site SharePoint peut abriter des sites enfants ous sous-sites. Ces sites peuvent hériter des droits du site parent ou bien être totalement indépendant d'un point de vue sécurité.

Remarque : Un site racine ou de niveau supérieur à une URL du type http://nomserveur/. Un sous-site à une URL du type http://nomserveur/nomsite/.

Une collection de site est l'ensemble du site racine (de niveau supérieur) et de ses sous-sites. Il est possible de créer plusieurs collections de site sur un serveur WEB.

VI-B - Les modèles de sites existants

MOSS 2007 propose des templates de site afin de nous aider à obtenir plus rapidement une structure qui nous correspond et prédispose le site selon les fonctionnalités choisies (gestion documentaire, gestion des échanges, affichage de contenu, etc.). Les modèles sont disponibles selon 4 catégories :

- Collaboration

- Réunion

- Entreprise

- Publication

Ces 4 catégories abritent elles-mêmes des variantes de sites que nous allons découvrir par catégorie.

Collaboration

Réunion

Entreprise

Publication

Site équipe

Espace de travail de réunion basique

Centre documentaire

Site de publication de news, etc.

Site vide

Espace de travail de réunion vide

Centre d'enregistrement

Espace documentaire

Espace de travail de réunion décisionnelle

Site personnalisé

Wiki

Espace de travail de réunion libre

Annuaire de site

Blog

Espace de travail de réunion multipages

Centre de rapport

Centre de recherche (simple ou avec onglets)

- Catégorie collaboration

Site équipe

Un site pour les équipes à organiser rapidement et permet de partager des informations. Il fournit une bibliothèque de documents, ainsi que des listes pour la gestion des annonces, des éléments de calendrier, tâches, et des discussions.

Site vide

Un site vierge à personnaliser selon les besoins.

Espace documentaire

Un site permettant de travailler ensemble sur un document. Il fournit une bibliothèque de documents pour stocker le document et les fichiers, une liste de tâches pour l'attribution todo, et une liste de liens pour des ressources liées aux documents.

Wiki

Un site collaboratif permettant de partager les réflexions et d'échanger des idées. Il fournit des pages Web susceptibles d'être adaptées rapidement pour enregistrer des informations et ensuite reliés entre eux par le biais de mots-clés.

Blog

Un site pour une personne ou une équipe pour écrire des idées, des observations, et de l'expertise que les visiteurs du site peuvent commenter.

- Catégorie réunion

Espace de travail de réunion basique

Un site pour les équipes à organiser rapidement et permet de partager des informations. Il fournit une bibliothèque de documents, ainsi que des listes pour la gestion des annonces, des éléments de calendrier, tâches, et des discussions.

Espace de travail de réunion vide

Un site vierge à personnaliser selon les besoins.

Espace de travail de réunion décisionnelle

Un site pour les réunions de prise de décisions. Il propose des listes pour créer des tâches, stockage des documents, et l'enregistrement des décisions.

Espace de travail de réunion libre

Il propose des listes de suivi pour les participants, fournissant des orientations, et de stocker des photos de l'événement.

Espace de travail de réunion multipages

Un site de planification, d'organisation et de saisie des résultats d'une réunion. Il propose des listes pour la gestion de l'ordre du jour et les participants aux réunions en plus de deux pages vierges à personnaliser selon les besoins.

- Catégorie entreprise

Centre documentaire

Un site pour centraliser la gestion des documents en entreprise.

Centre d'enregistrement

Ce modèle crée un site conçu pour la gestion des documents. Les gestionnaires de dossiers peuvent configurer la table de routage pour diriger les fichiers à des endroits précis.

Site personnalisé

Un site pour fournir des vues personnalisées, des données. Il inclut une personnalisation des Web Parts et de la navigation qui est optimisé pour les sites de My Site (mon espace personnalisé).

Annuaire de site

Un site pour l'inscription et de classement des sites importants dans votre organisation. Il comprend des points de vue différents pour les sites classés, sites, et un plan du site.

Centre de rapport

Un site pour créer, gérer et fournir des pages Web, des tableaux de bord et des indicateurs clés de performance qui communiquent paramètres, les objectifs et stratégies.

Centre de recherche (simple ou avec onglets)

Un site pour la livraison de la recherche. La page d'accueil comprend un champ de recherche avec deux onglets: un pour les recherches générales, et un autre pour les recherches d'informations sur les personnes. Vous pouvez ajouter et personnaliser les onglets pour se concentrer sur d'autres champs de recherche ou le résultat types. Le site de recherche sans onglet est plus simple.

- Catégorie publication

Site de publication de news, etc.

Un site pour publier des articles et des liens vers des articles de journaux. Il comprend un échantillon page d'actualités et d'archives pour stocker plus de nouvelles.

VI-C - Création et paramétrage d'un site

VI-C-1 - Création d'un site

Nous allons voir comment créer un site ou espace de travail. Ce site est en réalité un sous-site de notre site de niveau supérieur qui doit être créé préalablement par notre super super administrateur. Nous allons donc créer en réalité un sous-site de notre site de niveau supérieur initiation-sharepoint. Pour cela, nous faisons Actions du site>Créer. Nous arrivons sur l'espace création. A gauche, nous avons l'espace pages web :

Il nous suffit de sélectionner Sites et espaces de travail. Comme toute création, cela se divise en deux grandes parties. L'identification du site et tout ce qui se rapporte au type du site, droits, etc.

Au niveau de l'identification, c'est ici que nous devons spécifier un titre de site, une description (facultative) et une URL.

Concernant les autres informations à renseigner à la création du site, nous devons spécifier un type de site ( choisir un template), les droits que nous souhaitons utiliser pour ce site (hérités du site parent ou bien personnalisés fonction du site) puis des informations concernant la navigation. Dans notre cas, nous avons choisi un type de site Wiki qui hérite des droits de son site parent, puis nous faisons Créer.

Et voila notre nouveau site Wiki créé. Celui-ci apparaît par défaut sous la forme d'un nouvel onglet comme suit :

L'onglet Home correspond à notre site d'initiation SharePoint. Une autre possibilité existe pour effectuer une création de site. Dans notre site parent, dans le menu de navigation nous avons un onglet Sites. Il nous suffit de cliquer dessus puis de faire Créer>Sites et espaces de travail.

Nous pouvons justement voir dans notre onglet site, notre nouveau site visible dans le menu de navigation (car nous l'avons laissé visible à la création du site) :

VI-C-2 - Paramétrage d'un site et suppression

VI-C-2-a - Rubrique Utilisateurs et autorisations

Auparavant, nous avions déjà utilisé les paramètres du site, pour le thème, la création de groupe, etc. Mais revenons tout de même sur ce "tableau de bord" de paramètres qui permet d'accéder en un clic à tous les paramètres de notre site.

Il y a 5 rubriques comme nous pouvons le voir ci-dessus. La rubrique utilisateurs et permissions a été traité dans un précédent chapitre donc nous n'allons pas revenir dessus.

VI-C-2-b - Rubrique Aspect

- Titre, description et icône :

La rubrique aspect permet de modifier, paramétrer tout ce qui se rapporte à l'aspect du site. C'est dans cette rubrique que nous pouvons modifier le titre du site, sa description et ajouter une icône (une image quelconque) comme ci-dessous :

Cette icône apparait alors sur toutes les pages de notre site :

Remarque : Comme tout site web, tout fonctionne en URL. Par conséquent, pour mettre une image ou une icône de site, il faut dans un premier temps l'uploader dans une bibliothèque d'images. Très souvent cette bibliothèque existe déjà mais n'est visible que lorsque l'on clique sur Voir tout le contenu du site. Il faut donc ensuite uploader l'image dans la bibliothèque d'image puis noter son URL SharePoint (URL dans les paramètres de la bibliothèque, suivie du nom complet de l'image.

- Arborescence :

Le lien Arborescence de la rubrique Aspect permet de gérer l'affichage ou non de la fonctionnalité lancement rapide (contenu logique du site). Elle permet aussi d'afficher ou non l'arborescence du site (contenu physique du site).

- Thème du site :

Nous disposons au niveau des thèmes du site de nombreux choix existants par défaut, il nous suffit d'en sélectionner un et de l'appliquer :

- Gestion des onglets :

Il est possible d'ajouter/supprimer des onglets (identique à celui crée avec notre site Performer). Pour cela, il suffit de créer un nouveau lien et de renseigner une URL et une description.

- Lancement rapide :

Cette rubrique permet de modifier le menu de lancement rapide (à gauche), d'ajouter des catégories, des liens ou encore de modifier l'ordre d'affichage des catégories et liens.

- Template de site :

Il est possible d'enregistrer son site en tant que nouveau modèle de site. Un modèle de site est un fichier se terminant par l'extension .stp. Nous devons renseigner un nom de template, apporter une description et surtout nous avons la possibilité ou non d'inclure aussi le contenu du site à copier en modèle. Par défaut, cette option n'est pas cochée ce qui semble logique car s'il contient des documents confidentiels, il ne faut bien évidement pas les inclure dans le nouveau site (sauf exception).

Un message nous avertis même du succès de l'opération et où nous pouvons retrouver notre template de site, à savoir dans la rubrique galerie :

- Réinitialisation de page :

Si une page nous convient pas ou plus, il est possible de faire un "reset" de celle-ci en spécifiant l'url de la page en question. Ce qui permet de revenir à une page "propre".

VI-C-2-c - Rubrique Galeries

Cette rubrique est en quelque sorte un catalogue de possibilité sur plusieurs aspects comme les webpart, les types de contenu répertorié, les templates de site, etc.

- Galerie des Master Page :

Une brève explication sur les Master Page : celles-ci permettent de donner à son site ainsi que tous les sous-sites une apparence homogène, plus personnalisée aussi bien sur la police, la mise en forme ou encore les graphiques. Une Master Page se caractérise par son extension .master comme nous pouvons le voir ci-dessous où la Master Page par défaut s'appelle default.master :

Pour en savoir plus sur les Master Page, je vous invite à lire le tutoriel ASP.Net 2.0 : les Master Pages, Par Ronald Vasseur

- Galerie des types de contenu de site :

Un type de contenu c'est quoi? Ca sert à quoi? Et bien un type de contenu permet d'organiser les informations, les documents, les listes ou encore les dossiers. Cela permet d'avoir une organisation homogène sur toute une collection de site, en affectant un type de contenu par exemple pour tous les dossiers traitants des contrats quelque soit la division. Chaque élément contenant ce type de contenu contiendra les mêmes colonnes d'informations (métadonnées) à renseigner.

Nous pouvons constater ci-dessous tous les types de contenu par défaut de notre site (car nous n'en avons créé aucun). De même, nous pouvons voir qu'ils sont regroupés en catégories ou groupes comme Business Intelligence, type de contenu document, etc.

Bien entendu, il est possible de créer ses propres types de contenu en cliquant sur Créer. Notre nouveau type de contenu héritera alors d'un type de contenu de site parent. Ci-dessous, les informations qu'il nous faut renseigner à la création d'un type de contenu de site :

- Galerie des colonnes de site :

La galerie des colonnes de site est comme un catalogue de colonne réutilisable dès qu'on a besoin d'afficher ou d'utiliser une information. Cela évite lorsqu'on a plusieurs fois le même besoin de la créer plusieurs fois. Elles peuvent donc être utilisées sur plusieurs listes, sur plusieurs sites. Ci-dessous, un aperçu des colonnes (notons qu'elles sont groupées par catégorie de colonnes) :

Pour créer nous aussi notre propre type de colonne, il nous suffit de cliquer sur créer afin d'obtenir la page suivante (qui n'est pas complète sur cette capture mais ce n'est que pour avoir un aperçu) :

Il nous faut renseigner un nom de colonne, le type de la colonne et la rattacher à un groupe ou bien créer un nouveau groupe. Enfin, des paramètres de colonnes supplémentaires peuvent être ajoutés.

Il est possible de supprimer les colonnes existantes par défaut. Pour cela, il nous suffit de les éditer en cliquant dessus, puis de faire supprimer.

- Galerie des modèles de site :

Comme nous l'avons vu précédemment, il est possible d'enregistrer son site en tant que modèle de site avec ou sans son contenu. Cela peut s'avérer très utile lorsque plusieurs entités doivent déployer un site ayant la même structure, arborescence et navigation. Au lieu de tout recréer à l'identique, il suffit de déployer le template de site. Ces templates sont donc stockés dans cette galerie de modèles de site.

- Galerie des modèles de listes :

Nous disposons aussi de modèles de liste que nous pouvons créer. A quoi cela sert? Simple, par exemple nous souhaitons créer notre propre liste de données et notre propre formulaire qui va avec, avec des champs spécifiques à renseigner. Dans le même temps, nous nous rendons compte que cette même liste serait utile à d'autres ou bien à nous même (pour la dupliquer). Et bien il suffit d'enregistrer notre liste en tant que modèle afin de la réutiliser et celle-ci vient s'ajouter à notre galerie de modèles de liste.

Pour uploader, supprimer, etc. un modèle de liste, il nous faut utiliser le menu de cette page.

- Galerie des WebPart :

La galerie des WebPart est un point centralisé de stockage de tous les WebPart que nous pouvons utiliser pour nos pages de composants WebPart. Pour gérer cette galerie de composant WebPart, il faut être administrateur sur la collection de site ou bien être propriétaire du site en question (c'est-à-dire exercer un contrôle total). C'est ici que nous pouvons ajouter nos propres composants WebPart par exemple.

Notons les deux types d'extensions présentes pour les WebPart. Les WebPart sont classés par groupe. Enfin, il est possible d'importer ou d'exporter des WebPart, il suffit de récuperer le fichier correspondant au WebPart voulu.

- Workflows :

Cette page fait état des flux de travail ou workflow existant dans notre collection de site. Elle détaille les workflow actifs ou non ainsi que leur état d'avancement.

VI-C-2-d - Rubrique Administration du site

Cette rubrique regroupe les fonctionnalités d'administration.

- Paramètres régionaux :

Les paramètres régionaux permettent de modifier les informations du type, région, calendrier, format de date, jours ouvrés, etc.

- Bibliothèques et listes du site :

Cette page regroupe toutes les listes et bibliothèques existantes. En sélectionner une, nous amène à ses paramètres :

Pour ce qui est du détail des listes et bibliothèques, nous verrons cela un peu plus loin dans le tutoriel.

- Alertes utilisateurs :

Cette page regroupe tous les abonnements/alertes des utilisateurs. Pour cela, il nous suffit de sélectionner un utilisateur du site, de mettre àjour, puis nous avons accès à une liste ou apparaît la fréquence d'abonnement ou encore l'élément auquel s'est abonné l'utilisateur (dans le cas ci-dessous il n'y a aucun abonnement) :

- Flux RSS :

Cette page permet d'autoriser ou non l'abonnement d'un utilisateur à un élément, document, etc. via les flux RSS et permet aussi de spécifier d'autres propriétés comme suit :

Grâce à cela, un utilisateur peut s'abonner à une bibliothèque ou un document ou autre :

- Visibilité de recherche :

Cette page permet d'inclure ou non la collection de site ou un site spécifique dans le périmètre du moteur de recherche ainsi que son mode d'indexation.

- Sites et espaces de travail :

Cette page permet de visualiser tous les sites et espaces de travail auxquels nous avons accès. Elle permet de même de créer de nouveaux sites et espaces de travail et voir les autorisations qui leurs ont été attribuées.

- Fonctionnalités du site :

Cette page permet d'activer ou non selon les besoins certaines fonctionnalités complémentaires pour un site donné. De cette page, il peut être activé par exemple les fonctionnalités nécessaires au bon fonctionnement des services Excel.

- Suppression du site :

Cette page permet de supprimer le site ainsi que son contenu. Bien entendu, une demande de confirmation sera effectuée.

- Gestion de l'espace de recherche et ajout de liens connexes :

Cette page permet d'ajouter des liens à prendre en compte lors de la recherche utilisateur via le moteur de recherche SharePoint. Il suffit d'ajouter ou supprimer les liens que nous souhaitons ajouter ou supprimer du champ de recherche.

VI-C-2-e - Rubrique administration de la collection de site

- Paramètres de recherche :

Cette section permet d'ajouter ou non des champs personnalisés pour la recherche avancée.

- Paramètres de recherche :

Cette page permet de gérer et consulter les champs de recherche. Il est possible d'jaouter de nouveaux champs, de décider de l'ordre d'affichage de ceux-ci,etc.

- Gestion des mots clés :

Cette page permet de gérer les mots clés du moteur de recherche (définition de mot clé, durée de validité, etc.).

- Gestion de la corbeille de la collection de site :

Cette page permet de restaurer ou supprimer définitivement un élément de la collection de site (site, bibliothèque, forums, autres) qui aurait été supprimé.

- Paramètre de répertoire de site :

Cette page permet de définir un chemin relatif ou seront capturés tous les nouveaux sites. De même, nous pouvons définir les métédata obligatoires à renseignées lors de la création d'un site.

- Rapport de visite des sites de la collection :

Cette fonctionnalité permet d'obtenir différent graphes de statistiques de visites concernant la collection de site. Pour y avoir accès, il faut activer certaines fonctionnalités (celles-ci vous seront explicitement demandées en cas d'inactivité). Nous pouvons constater que les statistiques sont réalisées selon certains critères présents dans le menu ci-dessous :

- Gestion des fonctionnalités de la collection :

Cette page permet d'activer ou de désactiver certaines fonctionnalités nécessaires au bon fonctionnement de certains services SarePoint, au niveau de la collection de site.

- Hierarchie de site :

Cette page permet de visualiser tous les sites crées sous notre site initiation SharePoint par exemple. Dans notre cas, nous n'en avons créé qu'un seul : Performer. Cette page nous donne de même accès aux paramètres de chaque site répertorié dans cette liste.

- Connexion à un portail :

Cette page permet de créer un racourci d'accès à un autre portail :

- Gestion des paramètres d'audit :

Cette page permet de sélectionner certains critères de suivi d'actions des utilisateurs afin de les intégrer aux statistiques.

- Rapport d'audit de la collection de site :

Cette page permet de visualiser différent rapports d'activité, de différents évènements, etc.

- Politique de gestion de la collection de site :

Cette page permet créer et modifier des politiques de gestion de l'information sur une collection de site.

Voila, nous venons de parcourir brièvement tous les paramètres que nous pouvons rencontrer pour un site ou une collection de site.

VII - Gestion des pages

Dans cette partie, nous découvrirons divers moyens simples pour ajouter des pages à notre site SharePoint et surtout comme leur attribuer du contenu très simplement. Rappellons que nous utilisons des fonctionnalités natives de SharePoint par conséquent, il n'y a pas de développement.

De même, nous n'allons pas traité le sujet des Master Page. Cependant, nous pouvons toujours nous y intéresser à travers le tutoriel Masterpage Sharepoint - Alternative aux webparts, de Stephane Eyskens (un niveau avancé est nécessaire).

VII-A - Création, modification et suppression de page de base ou de composants

Pour créer une page web, nous devons nous rendre sur le menu "Actions du site" et sélectionner Créer comme suit :

Ce menu "Actions du site">Créer permet d'effectuer toutes les créations de site, de page ou encore de composants comme les bibliothèques ou autres.

Ensuite, nous arrivons sur les choix possibles de création, dans notre cas, nous nous intéresserons à la rubrique appellée Pages Web et commencer par créer une page de base.

Il nous faut nommer la page puis l'enregistrer dans une bibliothèque. S'il en existe aucune, SharePoint la créer pour nous.

- Les pages de base

Notre nouvelle page est donc accessible via une bibliothèque. Si ca n'est pas assez glamour pour nous, nous avons toujours la possibilité via Actions du site>Paramètres du site>Navigation (faire un retour sur le chapitre VI-C-2-b. Rubrique Aspect si besoin), de mettre cette page directement en lien dans notre menu principal (à gauche).

Nous allons maintenant modifier le contenu de cette page. Pour cela, très simple, il nous suffit de cliquer sur le lien d'édition de la page qui nous est proposé à droite comme suit :

Ensuite, nous avaons accès à un éditeur de texte qui ressemble un peu à Word. Nous pouvons ajouter, du texte, des tableaux, des images, etc. (la barre d'outils est suffisamment explicite). Nous nous contenterons d'ajouter une petite phrase :

Et voila le résultat :

Lors de la modification d'une page, celle-ci est dite verrouillée. Personne d'autre ne peut la modifier tant que les modifications sur celle-ci ne sont pas validées ou annulées.

Pour supprimer cette page, dans notre cas nous l'avons laissé dans une bibliothèque donc très simple. Il nous suffit de cliquer sur la flèche associée à notre page et de choisir supprimer :

- Les pages de composants

Pour la création de page de composant, au lieu de sélectionner page de base, il nous faut sélectionner page de composant WebPart. Ensuite, il nous la nommer et surtout sélectionner une disposition de page qui nous convient. Fonction de la sélection, la page sera découpée en plusieurs zones de composants afin de faciliter la présentation.

Ci-dessous, nous pouvons voir les zones pré-disposées pour nous faciliter la vie et la répartition du contenu de notre page. Nous pouvons voir aussi qu'il est possible d'en modifier le titre via le lien en haut à gauche :

L'aspect jaune de la page signifie que nous sommes en mode édition et qu'il est possible de la modifier.

Enfin, pour supprimer cette page, il suffit de faire comme précédemment, dans notre cas se rendre dans la bibliothèque et sélectionner supprimer.

VII-B - Gestion de contenu dans une page : les WebParts

Un WebPart est un composant de page très pratique qui permet à tous d'ajouter du contenu à une page : Images, textes, calendrier, etc. La liste des WebParts accessibles peut être variable selon les choix des administrateurs. Dans notre cas, en est ne mode "par défaut". Un exemple simple de choix de WebPart :

Par exemple, nous allons ajouter dans le premier espace WebPart (horizontale) un composant éditeur de texte (un des plus simple) comme suit :

Celui-ci est bien ajouté et nous pouvons le modifier et ajouter le contenu voulu pour ce type de composant en sélectionnant "Modifier WebPart partagé". Sur la droite, une colonne grise permettant de modifier certaines informations apparaît. En sélectionnant l'éditeur de texte, nous accédons à un éditeur de texte classique. Mais il est possible aussi d'ajouter du source (type HTML ou XML). De même, cette fenêtre nous permet d'afiner l'aperçu de notre composant via son contenu, son apparence, etc.

Ensuite nous ajoutons un WebPart Image, auquel nous associons dans ses propriétés le logo de developpez.com ainsi qu'une taille fixe.

Tout fonctionne en URL, par conséquent, pour ajouter une image à une page de composant, il faut au préalable l'ajouter dans une bibliothèque (d'images) et sélectionner son URL afin de faire le lien entre le WebPart Image et cette même image.

Voici une page de contenu, habillée de quelques composants très simple à réaliser et surtout à maintenir et faire vivre :)

Pour supprimer notre page, il nous suffit de sélectionner Delete comme l'illustre l'image ci-dessous :

VIII - Gestion des bibliothèques, listes et affichage

Nous allons voir les espaces collaboratifs permettant de stocker des documents ou de l'information à savoir les bibliothèques et les listes.

VIII-A - Les bibliothèques

Une bibliothèque de documents sert d'espace commun de stockage et organisation de documents : Word, Excel, Texte, PDF, images, etc. L'intérêt étant de tout centraliser, d'avoir un système simple d'ajout, de modification et suppression de documents.

- Création d'une bibliothèque :

Avant l'utilisation d'une bibliothèque, nous devons la créer. Pour cela, comme chaque élément à créer nous allons sur l'onglet "Action du site">Créer puis nous obtenons le menu bibliothèque (il y a plusieurs types de bibliothèque) :

Nous allons créer pour l'exemple une bibliothèque de documents. Pour cela, nous devons lui attribuer un nom, choisir si oui ou non nous l'affichons directement dans le menu de navigation, une description si besoin, une gestion de version documentaire et un type de document par défaut en cas de création de document directement dans la bibliothèque.

- Modification d'une bibliothèque :

Pour modifier une bibliothèque, il nous suffit de nous rendre dans ses paramètres :

C'est que nous pouvons ajouter des colonnes d'informations c'est à dire les métadonnées. Les métadonnées représentent les colonnes d'une liste/bibliothèque. Par exemple, les colonnes " Créé " et " Créé par " représentant respectivement la date de création d'un élément et son auteur sont automatiquement ajoutées par le système. Mais il est aussi possible d'ajouter nos propres colonnes ou ajouter des colonnes templates existantes qui apparaîtront alors à l'affichage de notre bibliothèque.

Nous allons ajouter une colonne spécifique, par exemple une colonne intitulée valide afin de voir si un document est validé ou non a première vue. Pour cela, nous devons utiliser le menu "Créer une colonne", la nommer, choisir son type et autre information puis valider comme suit :

Cette colonne s'ajoute à l'affichage par défaut et devient alors un champ à renseigner lors d'ajout ou modification de documents. Bien entendu, il est possible de supprimer cette colonne.
Les colonnes créées par le système sont indestructibles. Nous ne pourrons donc supprimer que nos propres colonnes.

Nous allons voir comment ajouter un document ou répertoire dans notre bibliothèque. Pour cela très simple, nous utilisons le menu New de notre bilbiothèque. Nous pouvons alors soit ajouter un répertoire soit un document de type Word (car c'est le template par défaut que nous avions choisi précédemment lors de la création de notre bibliothèque).

Pour ajouter un document, soit nous passons par le menu New comme précédemment, soit nous téléchargeons un ou plusieurs documents :

Nous obtenons un menu classique parcourir afin d'accéder à nos fichiers à uploader.

Remarque : Nous pouvons retrouver notre colonne personnalisée ci-dessus que l'utilisateur peut ou non cocher fonction du statut du document.

La suppression de nos répertoires ou docouments se font exactement de la même manière que pour notre page de composant.

- Suppression d'une bibliothèque :

Pour supprimer notre bibliothèque, nous devons retourner dans ses paramètres :

C'est aussi via le menu ci-dessus, qu'il est possible de modifier ou gérer les droits de cette bibliothèque. C'est à dire gérer quel groupe utilisateur a accès ou non à la bibliothèque ou quel utilisateur.

VIII-B - Les listes

Les listes permettent de créer des formulaires afin de stocker les informations sous forme de liste. Ces formulaires peuvent être personnalisé, nous pouvons contraindre ou non l'utilisateur a remplir tous les champs, etc.

Nous créons donc notre liste appelée Ma liste. Par défault, lorsque nous voulons ajouter une ligne d'information à notre liste, le formulaire ne contient qu'une seule information à renseigner : le titre.

Remarque : Les champs obligatoires sont suivis d'une étoile rouge.

Nous allons créer notre propre formulaire afin de stocker des informations selon nos choix. Nous nous baserons ce qui a été vu dans les bibliothèques car beaucoup de principes ou chemins d'accès sont identiques. Pour cela, nous devons nous rendre dans les paramètres de la liste, puis nous allons ajouter nos propres colonnes (dont identifiant que nous avons choisi de rendre obligatoire).

Et voilà ce que donne notre formulaire :

La colonne " Titre " est automatiquement créée par le système et est indestructible. Nous pouvons tout de même la renommer si nous le souhaitons.
Et voilà ce que donne notre liste :

Pour la modification ou la suppression de notre liste, tout comme pour les bibliothèques, nous nous renderons dans paramètres.

VIII-C - Gestion des vues

Il est possible de créer différentes vues ou affichages. Une vue permet aussi de trier/grouper/filtrer/limiter les éléments d'une liste ou d'une bibliothèque.

Pour modifier une vue existante ou créer sa propre vue, il nous suffit de cliquer sur le menu "View" et de sélectionner l'item adéquat. Dans notre cas, nous allons créer une toute nouvelle vue.

Dans notre cas, nous nous concentrerons sur une vue de type standard. Après avoir sélectionné le type de vue vue standard, nous obtenons l'écran suivant qui nous permet de créer notre vue :

Comme nous pouvons le voir ci-dessus, après avoir nommé notre vue, il nous faut choisir si celle-ci est personnelle ou public, si nous souhaitons appliquer cette vue en tant que vue par défaut, etc. Mais surtout, nous avons accès à divers sections très pratiques : Colonnes, Trier, Filtrer, Group By, Total, Style, etc.

- Colonnes :

La gestion des colonnes dans une vue permet de sélectionner les colonnes devant être affichées par celle-ci mais surtout de les ordonner. Ceci, y compris nos colonnes perso :

- Tri :

Trier nous permet de spécifier un ordre de tri ascendant ou descendant à appliquer sur deux colonnes maximum.

- Filtre :

Cette section nous permet de filtrer les éléments nos bibliothèque sur certains critères appliqués aux métadonnées. Par exemple, nous pouvons filtrer de telle sorte que la vue n'affiche que les documents ajoutés ou créés à la date du jour, ou encore fonction de l'auteur, etc.

- Group By :

Cette section permet de grouper les éléments par colonne tout comme un group by en SQL par comparaison.

- Total :

Cette section permet d'afficher des résultats de fonctions d'agrégations liées aux éléments contenus dans la bibliothèque comme suit :

- Style :

Cette section nous permet d'appliquer un des style suivant à notre vue :

- Dossiers/Répertoires :

Cette section permet d'afficher ou non le contenu de chaque répertoire.

- Limites :

Cette section permet de limiter le nombre d'éléments affichés par notre vue. Soit par page, soit sur le nombre total d'éléments.

- Mobiles :

Cette section permet de gérer les paramètres mobiles pour notre vue.

Ces vues permettent de gérer l'affichage des informations d'une page. Ce sont elles qui permettent d'ordonner les colonnes d'informations, grouper par nom ou autres. Plusieurs vues peuvent être créées et appliquées à une page via le menu "view".

Conclusion

D'autres fonctionnalités existent comme le contrôle de version, les systèmes de workflow, les services Excel, les rapports, le moteur de recherche et bien d'autres. En ce qui concerne les développeurs, une petite remarque s'impose. Ce type d'outil n'appartient pas aux applications web dites traditionnelles à savoir que le développement se fait exclusivement sur serveur. Traditionnellement, nous pouvons développer en local puis déployer en test puis production. Avec ce type d'outil, tout doit être développé sur serveur. Dernier point, il existe un outil appelé SharePoint Designer qui permet de concevoir des sites, des pages, vos MasterPage et bien d'autres choses que je vous laisse le soin de chercher selon vos besoins.

Liens utiles

Le forum SharePoint
Tous les tutoriels SharePoint

Remerciements

Je remercie Bidou pour ses corrections ainsi que Ditch pour ses critiques constructives.