Présentation générale des ERP et leur architecture modulaire

Fleur-Anne Blain

Ce tutoriel va vous présenter de manière générale les ERP ainsi que leur architecture modulaire. ♪♪

- Titre : Présentation générale des ERP et leur architecture modulaire

- Auteur : Fleur-Anne Blain

- Parution : 7 novembre 2006

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Sommaire

- I. Introduction

- II. Présentation générale des ERP

- II-A. Définition

- II-B. Les ERP: Pour qui ? Pourquoi ?

- II-B-1. Pour qui ?

- II-B-2. Pourquoi ?

- II-B-3. Architecture technique

- III. Architecture modulaire des ERP

- III-A. Les principaux éditeurs d'ERP

- III-B. Architecture modulaire

- III-B-1. Le module finance

- III-B-2. Le module logistique

- III-B-2-a. Étape 1 : Les profils menus

- III-B-2-b. Étape 2 : Les données de base

- III-B-2-c. Étape 3 : Le processus vente, la commande de vente

- III-B-2-d. Étape 4 : Le processus stock

- III-B-2-e. Étape 5 : Le processus achat, la commande d'achat

- III-B-3. Le module e-commerce

- IV. Conclusion

- V. À voir aussi

- VI. Remerciements

I - Introduction

L'accès des entreprises aux nouvelles technologies, à Internet en particulier, tend à modifier la communication entre les différents acteurs du monde des affaires. Notamment entre l'entreprise et ses clients (Business To Consumer, B2C), le fonctionnement interne de l'entreprise (Business To Employees, B2E) et la relation de l'entreprise avec ses différents partenaires et fournisseurs (Business To Business, B2B). On appelle aussi « e-Business » l'ingregration au sein de l'entreprise d'outils basés sur les technologies de l'information et la communication, en l'occurrence les Progiciels de Gestion Intégré (PGI) ou Enterprise Ressource Planning (ERP).

Cet outil permet une gestion homogène et cohérente du système d'information (SI) de l'entreprise, en particulier pour la gestion commerciale de la chaine de production à la vente d'un produit.

Nous verrons tout d'abord une présentation générale des ERP ce qui nous conduira à la description de leur architecture modulaire.

II - Présentation générale des ERP

II-A - Définition

L'acronyme ERP signifie « Enterprise Resource Planning » traduit en français par Progiciel de Gestion Intégré ou PGI. ERP est le terme le plus couramment utilisé.

Émanant d'un concepteur unique, un ERP est un progiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise intégrant l'ensemble de ses fonctions comme la gestion des ressources humaines, la gestion financière et comptable, l'aide à la décision, la vente, la distribution, l'approvisionnement, la production ou encore du e-commerce.

Le principe fondateur d'un ERP est de construire des applications informatiques correspondant aux diverses fonctions citées précédemment de manière modulaire sachant que ces modules sont indépendants entre eux, tout en partageant une base de données unique et commune au sens logique.

L'autre principe qui caractérise un ERP est l'usage de ce qu'on appelle un moteur de workflow et qui permet, lorsqu'une donnée est enregistrée dans le SI, de la propager dans les modules qui en ont l'utilité, selon une programmation prédéfinie.

Ainsi, on peut parler d'ERP lorsqu'on est en présence d'un SI composé de plusieurs applications partageant une seule et même base de données, par le biais d'un système automatisé prédéfini et éventuellement paramétrable, un moteur de workflow.

II-B - Les ERP: Pour qui ? Pourquoi ?

II-B-1 - Pour qui ?

Les ERP sont principalement destinés aux grandes entreprises ou multinationales du fait d'un coût important. Cependant, le marché des ERP tend à se démocratiser vers les PME/PMI. Certains éditeurs conçoivent un ERP uniquement pour ce type de structure. Enfin, il existe des ERP open source ce qui revient moins cher, puisqu'il n'y a pas de coût de licence (ils sont gratuits). En revanche, il faut inclure dans le calcul du coût d'acquisition total, les frais de maintenance et l'assistance technique.

II-B-2 - Pourquoi ?

Concrètement, les avantages de la mise en place d'un ERP sont les suivants :

- l'intégrité et l'unicité du SI, c'est-à-dire qu'un ERP permet une logique et une ergonomie unique à travers sa base de données, elle aussi unique au sens « logique ». Ceci se traduit par le fait qu'il peut exister plusieurs bases de données « physiques », mais celles-ci respectent la même structure. En bref, un ERP permet d'éviter la redondance d'information entre différents SI de l'entreprise ;

- l'utilisateur a la possibilité de récupérer des données de manière immédiate, ou encore de les enregistrer. Un avantage important, les mises à jour dans la base de données sont effectuées en temps réel et propagées aux modules concernés ;

- un ERP est un outil multilingue et multidevise, il est donc adapté au marché mondial, en particulier aux multinationales ;

- pas d'interface entre les modules, il y a synchronisation des traitements et optimisation des processus de gestion. De même, la maintenance corrective est simplifiée, car celle-ci est assurée directement par l'éditeur et non plus par le service informatique de l'entreprise. (Celui-ci garde néanmoins sous sa responsabilité la maintenance évolutive: amélioration des fonctionnalités, évolution des règles de gestion, etc.) ;

- un ERP permet de maîtriser les stocks, élément important pour la plupart des entreprises, car les stocks coûtent cher.

Par conséquent, les ERP gèrent et prennent en charge plusieurs périodes (pour les exercices comptables par exemple), plusieurs devises, plusieurs langues pour les utilisateurs et clients, plusieurs législations, plusieurs axes d'analyse en informatique décisionnelle.

Mais l'implantation comporte plusieurs risques: des risques organisationnels (le progiciel et l'organisation de l'entreprise doivent cohabiter), de mise en œuvre (au niveau formation utilisateur), fonctionnels (fonctions offertes par le progiciel par rapport aux fonctions attendues), techniques, contractuels entre l'éditeur et l'entreprise et enfin des risques économiques du fait de l'investissement.

II-B-3 - Architecture technique

Concernant le déploiement d'un ERP, celui-ci est la plupart du temps client/serveur comme le décrit le schéma ci-dessous :

L'ERP est donc sur serveur. La majorité des ERP sont couplés à une base de données ORACLE. De plus, les ERP sont compatibles pack Office, en particulier pour PowerPoint et Excel. En effet, le premier étant utile pour personnaliser les bureaux ERP en fonction de l'entreprise et le second pour effectuer les imports/exports de données. Enfin, les ERP sont aussi compatibles avec des outils de reporting (CrystalReport en général). Le reporting étant utilisé en particulier pour le module de gestion relation client, que nous verrons par la suite.

III - Architecture modulaire des ERP

Avant de découvrir en quoi consistent une architecture modulaire et ses modules, nous allons voir les principaux acteurs du marché des ERP (au niveau mondial).

III-A - Les principaux éditeurs d'ERP

On distingue deux types d'ERP: les ERP propriétaires, édités par des sociétés, ce qui implique l'achat d'une licence, et les ERP open source qui sont « gratuits ». Nous ne nous intéresserons qu'aux ERP propriétaires.

Les principaux ERP du marché sont :

- SAP (leader mondial)

- Oracle/PeopleSoft

- SAGE ADONIX

- Microsoft

- SSA Global

- GEAC

- Intentia/Lawson

- Infor Global Solutions

III-B - Architecture modulaire

Un ERP est un ensemble dont toutes les parties fonctionnent les unes avec les autres d'où l'ergonomie et l'unicité des informations et donc la cohérence du SI.

Un ERP est modulaire dans le sens où il est possible de n'avoir qu'une ou plusieurs applications en même temps, ou peu à peu. Les applications modulaires telles que les ERP permettent d'être sûr de la compatibilité des modules entre eux, ils s'imbriquent comme des blocs de Lego et fonctionnent ensemble (pas de vérification de compatibilité à effectuer).

Voici un exemple d'architecture modulaire qui tend à représenter tous les ERP :

L'architecture modulaire schématisée ci-dessus intègre plusieurs modules retouchant aux grandes fonctions d'une entreprise que l'on peut détailler de la manière suivante: le module finance, logistique et e-commerce.

III-B-1 - Le module finance

Le module finance se divise en quatre, voire cinq sous-modules. Il rassemble les données pertinentes (en particulier les données comptables de l'entreprise) pour établir sur un plan international des comptes annuels. Ce module effectue du contrôle de gestion et des prévisions concernant les objectifs de l'entreprise.

De même, il permet de faire de la comptabilité tiers, analytique, générale, de gérer les immobilisations (gestion des investissements), les ressources humaines, soit l'administration du personnel, des frais de déplacement et du temps de travail ainsi que la gestion de paie et les besoins en postes.

Ce module est complexe, car il faut avoir de bonnes connaissances en comptabilité.

III-B-2 - Le module logistique

Le module logistique ou encore appelé Negoce, est le module le plus convoité par les entreprises, car il permet de gérer tout ce qui se rapporte aux ventes/achats, en particulier la gestion des stocks qui coûtent cher aux entreprises.

Ce module gère les commandes clients et les livraisons. Il assure une liaison directe avec le compte de résultats et le système de production. Il permet l'optimisation des processus de workflow, la gestion précise des stocks, des contrôles qualité et factures. Suite au contrôle qualité, il y a coordination et déclenchement des mesures correctives. Enfin, il est possible de planifier/gérer/suivre la maintenance du matériel.

Les processus généraux à paramétrer dans le module negoce sont décrits ci-dessous :

Une commande de vente correspond à une vente, donc il y a décrémentation du stock et inversement lors d'un retour. Entre le processus de vente et achat, il y a contremarque, c'est-à-dire une fabrication d'un article après la vente. Enfin, entre le processus vente et comptabilité générale et analytique, il y a les règlements clients ou encore les avoirs.

Ceci correspond donc aux processus de base à connaître afin de paramétrer un ERP.

Remarque : une entreprise peut avoir des filiales ou encore être multisites.

Les tiers impliqués dans une vente sont: les clients, l'utilisateur (personnel/ représentant), le transporteur, les prospects et les factors/affactureurs (société qui gère la facturation).

Nous allons voir ci-dessous les notions de base au niveau gestion pour paramétrer un ERP avec pour exemple l'ERP de SAGE ADONIX.

III-B-2-a - Étape 1 : Les profils menus

Dans les ERP, les profils menus correspondent aux menus utilisateurs. Ceux-ci varient bien sûr en fonction des droits accordés à l'utilisateur (critère de hiérarchie ou poste occupé). Ils sont définis avant la création d'un nouvel utilisateur. Voici le chemin d'accès pour le paramétrage des profils menus et utilisateurs :

Lors de la création des profils menus (utilisateur, responsable, administrateur par exemple), le paramétreur doit affecter les menus (en bleus ci-dessus) qu'il souhaite attribuer à chaque profil. Puis, a chaque nouvel utilisateur créé (login, mot de passe), il doit attribuer le profil menu désiré. Suite à cela, un utilisateur avec un certain profil est créé.

Remarque: Quel que soit l'ERP, il faut toujours le paramétrer et remplir les champs à l'aide de la touche TABULATION, puis enregistrer.

III-B-2-b - Étape 2 : Les données de base

Avant d'effectuer toute action de vente, achat ou autre, il faut implanter dans la base de données ce que l'on appelle données de base.

Remarque: La quantité de données étant très souvent importantes, l'import/export est recommandé (à l'aide d'un tableur). Faire dans un premier temps un export vers le tableur, afin de voir l'aspect des données à saisir dans celui-ci. C'est un gain de temps et cela permet d'effectuer un import valide du premier coup.

Voici un aperçu du contenu du menu données de base :

- Les clients

Afin d'enregistrer des clients en tant que données de base, il faut suivre le chemin suivant : Données de base/Tiers/Clients.

Un client est défini en général par : un code, sa raison sociale, liens comptables, catégories, adresses, téléphone, fax, conditions de paiement, échéance de paiement, devise, etc. Ces informations sont à paramétrer dans les différents onglets de la fiche client selon les choix de gestion de l'entreprise.

- Les articles

Afin d'enregistrer des articles (produits ou services) en tant que données de base, il faut suivre le chemin: Données de base/Articles/Articles.

Ci-dessous donc la fiche article qu'il faut renseigner. Un article est défini en général par : une référence, une ou plusieurs désignations, famille, type d'article, sous-famille, unité de stock, unité de vente, poids,etc.

Les tarifs articles doivent être créés et affectés à chaque article. Ceux-ci peuvent être différents selon une période (si l'article est géré en First Expired First Out, FEFO), de sa quantité et de sa composition si celui-ci est enregistré en tant que KIT. Pour un kit, il faut établir une nomenclature, à savoir la composition du KIT. Ceci s'effectue dans la fiche article.

Enfin, si l'entreprise est multisite, il faut préciser dans la base le site auquel appartient l'article. Pour cela, il faut suivre le chemin suivant: Données de base/Articles/Articles Sites. Dans la fiche article site, le paramétreur peut sélectionner un article et l'affecter à un site.

Remarque:Concernant les données de base fournisseurs ou autres, il faut suivre le chemin suivant : Données de base/Tiers.

III-B-2-c - Étape 3 : Le processus vente, la commande de vente

Pour effectuer une commande de vente, c'est-à-dire une vente, il faut avoir en données de base : les articles, les clients et les fournisseurs. Ci-dessous est décrit le processus de commande de vente à connaître afin d'effectuer, dans l'ordre, une commande de vente.

Une vente peut-être de plusieurs types :

- Commande issue d'un devis validé totalement ou partiellement ;

- Commande de vente normale avec certains accès, par exemple, fiche client, conditions tarifaires, accès aux stocks, etc. ;

- Commande de vente de type marché (avec contrat).

Un formulaire de commande de vente se présente de la manière suivante :

Donc suite à une vente, il faut suivre le processus de commande de vente soit : livraison (déjà programmer par défaut dans l'ERP) puis facturation. Une facture se présente de la manière suivante :

Concernant le paramétrage des formulaires de devis, commandes de vente, livraison, facturation, ceux-ci sont paramétrables dans le menu Paramétrages/Achats/Transactions d'achats. Le paramétreur doit alors, en fonction de l'entreprise, afficher ou non certains champs, permettre les modifications ou non, etc. Ceux-ci se sélectionnent pour la plupart du temps (sauf pour les champs calculés qui sont à paramétrer avec la formule de calcul voulue).

III-B-2-d - Étape 4 : Le processus stock

Lors d'une vente, d'un achat ou autre, il y a différents mouvements internes qui ont une influence sur le stock :

- les entrées diverses ;

- les sorties diverses ;

- les changements d'emplacement (d'un article) ;

- les inventaires ;

- les contrôles qualité ;

- les transferts inter sites ;

- les changements de numéro de lot ou type de numérotation ;

- les déclarations de production.

Voici une description schématique qui modélise le processus stock au sein de l'ERP :

Dans un ERP, les stocks sont gérés de manière automatique. Le paramétreur doit, par ailleurs, définir en fonction de l'entreprise le type de gestion de stock ainsi que les quantités minimales et maximales. Pour cela, le chemin à suivre est : Paramétrages/Stocks. Il existe deux types de gestion de stocks.

- Réapprovionnement sur seuil

Le réapprovisionnement sur seuil consiste à paramétrer un message automatique, appelé suggestion, qui va se déclencher lorsque le seuil, fixé par le paramétreur est atteint. Cette méthode est en fonction de la demande d'un article.

- Réapprovisionnement périodique

Cette méthode de réapprovisionnement est périodique, c'est-à-dire qu'après un temps T, paramétré, une demande de réapprovisionnement suggérée est effectuée à travers une commande de vente. Cette méthode est utilisée lorsque la consommation d'articles, c'est-à-dire les sorties de stock, sont fréquentes.

Voici un exemple de formulaire de gestion de stock. Celui-ci est modifiable/paramétrable (au niveau des colonnes en particulier, à faire apparaître ou non) en suivant : Paramétrage/Stock.

III-B-2-e - Étape 5 : Le processus achat, la commande d'achat

Le dernier processus à connaître afin de comprendre la logique d'un ERP et le paramétrage est le processus achat ou commande d'achat :

Enfin, le flux à suivre pour paramétrer un ERP concernant la commande d'achat est modélisé ci-dessous. Celle-ci est créée après un appel d'offres et une demande d'achat, elle-même étant gérée par des règles de signatures.

Pour effectuer une commande d'achat, il faut connaître les articles, les fournisseurs, la quantité à commander pour chaque article ainsi qu'un tarif de vente. Par conséquent, les données de base à manipuler sont donc les fournisseurs, les articles, et les tarifs d'achat, car ces derniers peuvent varier fonction de certains critères (période, quantité, etc.). Enfin, concernant le formulaire de la commande d'achat, il suit le même principe de paramétrage que pour la commande de vente :Paramétrage/Achats/Transactions achats. Le paramétreur doit afficher ou non, donner la possibilité de modification ou non, etc. des champs.

III-B-3 - Le module e-commerce

Ce module permet de faire du e-commerce. C'est un logiciel de Gestion Relation Client (GRC) plus communément appelé Customer Relationship Management (CRM). Il permet d'effectuer les statistiques voulues (sous forme de requêtes) sur tous types de données (en particulier clients, vendeurs, production , fournisseurs…). Un requêteur est disponible et il n'est pas utile que l'utilisateur connaisse le SQL. Mais sachant le nombre très important de tables, celui-ci doit donc impérativement savoir « lire » un Modèle Conceptuel de Données (MCD) que les éditeurs mettent à disposition. Ensuite ses résultats sont analysés en fonction des besoins de l'entreprise. En particulier pour ce module, un outil de reporting est associé. Enfin, ce module permet, suite aux résultats, d'effectuer du e-mailing, des offres marketing.

IV - Conclusion

Pour conclure, un rappel d'une bonne marche à suivre :

1. Bien étudier le SI de l'entreprise et le cahier des charges ;

2. Effectuer une étude de faisabilité afin de voir ce qu'il y a à paramétrer et ce qui existe déjà par défaut ;

3. Ne pas hésiter à modéliser les processus et flux de gestion et surtout les suivre tout au long des étapes du paramétrage ;

4. Tester les flux paramétrés, avec l'entreprise, en particulier les différents utilisateurs.

V - À voir aussi

- PeopleSoft

- Oracle Ebs

VI - Remerciements

Je remercie BWP-Necromance pour m'avoir lancé et aidé ainsi que Olivier Delmotte et bidou pour leur relecture.